Avdelningsadministratör till Myndighet i Sundbyberg

Nu söker vi en Avdelningsadministratör till vårt kundföretag i Sundbyberg som kommer att arbeta med att avlasta några av myndighetens chefer och vara ett administrativt stöd och deras högra hand. I rollen kommer man att stötta flera olika avdelningar och enheter och planera och utföra administrativa uppgifter. För detta krävs det att man är driven, självgående, social och serviceinriktad. I gengäld får man vara med och bidra till ett varierande och spännande uppdrag med goda utvecklingsmöjligheter.

Tjänsten är på heltid och du anställs av oss på The Place och jobbar som konsult hos vårt kundföretag. Önskad start är 1/3, fram till 1/3 2025 och med goda chanser till förlängning ytterligare ett år. Du utgår från kontoret i Sundbyberg, med eventuell möjlighet att kunna arbeta på distans någon dag i veckan.

I Rollen som Avdelningsadministratör kommer du att ha följande arbetsuppgifter:

• Mötes- och konferensbokningar
• Resebokningar
• Vid behov skriva protokoll vid definierade möten
• Fakturahantering
• Planering av möten och workshops
• Dokumentation, uppföljning och rapportering av enheternas verksamhet
• On/Off/Change-boarding
• Beställningar av olika slag
• Intern omvärldsbevakning över divisionsgränser
• Samordning mellan enheter och avdelningar
• Samordna frågor för avdelningen vid behov, t ex sammanställningar
• Stödja avdelningschef i viss utsträckning

Vem tror vi att du är?

För att lyckas och göra succé i rollen, tror vi att du har följande bakgrund:

• Minst fem års erfarenhet av en liknade stöttande administrativ roll
• Minst tre års erfarenhet av att dokumentera styrgruppsmöten eller liknade beslutande verksamheter
• Eftergymnasial utbildning inom ekonomi, HR eller administration
• Mycket god serviceförmåga
• Flytande i svenska och engelska i tal och skrift
• Mycket goda kunskaper i Officepaketet och Excel
• Arbete från offentlig myndighet är meriterande
• Goda kunskaper i ekonomisystemet Agress är meriterande

Vi tror att du är en ambitiös och kommunikativ person med en god initiativ- och samarbetsförmåga. Du är tydlig och har en god förmåga att uttrycka dig, både i tal och skrift. Vidare har du ett strukturerat arbetssätt och är van att arbeta i en stöttande funktion där god service och noggrannhet är viktigt. Du är även ödmjuk och har lätt för att skapa förtroende. Vi tror att du är en administrativ stjärna som jobbar bra i team och som är både flexibel och anpassningsbar och tar stort eget ansvar över dina arbetsuppgifter.

Vart kommer du jobba?

Vårt kundföretag är en myndighet med placering i Sundbyberg. På kontoren i Sverige arbetar drygt 700 medarbetare och de flesta sitter på huvudkontoret i Sundbyberg, men de har även kontor i Sundsvall och Sollefteå.

The Place – Where happy work happens

Låter detta intressant och du fortfarande vill söka jobbet? Bra – du som lyckas knipa platsen blir dessutom en del av The Place! Som medarbetare hos The Place erbjuds du kompetensnätverk, mentorskap och trygga villkor. I The Place har du en Worklife Partner som är intresserad av att följa och utveckla ditt arbetsliv över tid.

Nyckelord: Avdelningsadministratör, chefsstöd, administration, myndighet, offentlig verksamhet, The Place, Sundbyberg.