Reboarding: Hur du välkomnar dina medarbetare tillbaka till kontoret

2022-03-07

Hur medarbetare reboardas tillbaka till kontoret efter två år av restriktioner kan vara avgörande för produktivitet och välmående. Men vad innebär egentligen en reboarding? Och hur planerar du en reboarding som ger positiva resultat?

Reboarding: om du inte redan är bekant med reboarding kommer du snart tycka att begreppet dyker upp överallt – på middagar med vänner, i din kollegas uppdatering på LinkedIn och i sponsrat innehåll på Facebook. Och i denna artikel, förstås! 

Men att begreppet reboarding plötsligt hamnat på tapeten är egentligen ganska självklart. Nu, efter drygt två år i en pandemi, kommer de flesta hemmajobbarna sakta men säkert återgå till kontoret, i högre eller lägre grad. Även om ni kommer att jobba både hemma och på kontoret kan du som arbetsgivare inte förvänta dig att allt ska tuffa på som att ingenting har hänt. För att övergången ska bli så bra som möjligt krävs en strategi för reboarding. 

Vad är en reboarding?

Vad menas då egentligen med en reboarding? Jo, det är helt enkelt en förkortning av re-onboarding, och innebär kort och gott att du genomför en onboarding igen. 

Skillnaden mellan de två olika begreppen är att en onboarding fokuserar på stöd för en medarbetare som är ny i organisationen, medan en reboarding fokuserar på stöd för en befintlig medarbetare som ska återgå till arbetsplatsen på hel- eller deltid. I en reboarding kan du därför hoppa över de flesta moment som vanligtvis ingår i en onboardingprocess.

 

Varför behövs en reboarding?

En reboarding genomförs oftast när en medarbetare kommit tillbaka från föräldraledighet, tjänstledighet eller längre sjukskrivning. Det är även aktuellt med en reboarding om en medarbetare ska börja arbeta på en annan avdelning eller i ett nytt team. Eller när man ska återgå till ”det normala” efter en tvåårig pandemi.  

Permitteringar och distansarbete har varit vardag för många företag i nästan två år, och för de flesta har framtiden varit väldigt osäker. Kanske har organisationen även genomgått stora förändringar i form av nya arbetssätt och rutiner, eller bytt från stora kontorslokaler till rörliga arbetsplatser på ett co-workingplace.  

En reboarding behöver därför prioriteras för att hjälpa medarbetare med nya omställningar och att ge det stöd som behövs för att snabbt komma tillbaka i arbete. När du planerar för dessa typer av reboardingprocesser kommer det kanske inte heller gälla endast för enstaka medarbetare i organisationen, utan för alla anställda. 

 

Speciella situationer kräver välstrukturerade strategier

Hur arbetsplatsen kommer att se ut och fungera under och efter pandemin har varit omdiskuterat länge. Trots detta ser vi att företag ännu inte har hunnit planera för hur det faktiskt blir när medarbetare kommer tillbaka till kontoret.  

Många har blandade känslor inför att återgå till kontoret efter en tid med flexibilitet. Att tänka att alla bara ska ”återgå till det vanliga” är ofta inte så enkelt i praktiken som i teorin. Trots att du som arbetsgivare har varit inställd på denna förändring under föregående år har dina medarbetare kanske inte varit det. Det är en stor omställning att gå från att jobba hemma till att pendla till jobbet (för vissa långa sträckor dessutom), vara social under en arbetsdag och att få livspusslet att fungera. Att försöka vifta bort den stora omställningen, och allt vad den innebär, gynnar inte någon.  

Kom ihåg att många har längtat efter det personliga mötet, medan många bär på en oro över hur det kommer att bli. Har du dessutom nya medarbetare som anställdes under pandemin kommer de nu att fysiskt träffa sitt team för första gången. Då blir själva reboardingen som en introduktion, trots att din medarbetare inte längre är ny i sina arbetsuppgifter.  

Vi rekommenderar därför att du gör en ordentlig plan för er reboarding och tar hänsyn till alla aspekter av förändringarna som ditt företag har genomgått under de senaste åren.  

 

Resultatet av en framgångsrik reboarding

Med hjälp av strategiska och individuella reboardingprocesser kan vi ge det stöd som krävs till våra medarbetare för att de ska trivas i sin nya situation. Med en välplanerad reboarding kommer medarbetare enklare och snabbare in i arbetet på kontoret. 

Om du har en tydlig process för din reboarding kommer även förtroendet för dig och högsta ledningen att öka, då medarbetare känner sig sedda och omhändertagna av företaget.   

 

Hur du planerar en reboarding:

Här nedan kommer våra sex bästa tips för hur du lyckas med reboarding.

1. Tydliga riktlinjer

Vad tydlig med vad som gäller framöver gällande riktlinjer, rutiner och målsättningar. Har ni en ny budget att utgå ifrån eller har ni högre målsättningar? Var konkret med er plan och se till att involvera alla i företaget.  

2. Inställning till distansarbete

För många har distansarbete möjliggjort ett mer hållbart work-life balance. Därför kan det finnas en oro bland medarbetarna med att återgå till kontoret. Kommer ni erbjuda distansarbete och flexibilitet? Kommer ni ha ett rullande schema med fasta arbetsdagar?  Var informativ och tydlig med er plan och se till att alla är med på vad som gäller framöver.   

3. Var lyhörd

Alla människor fungerar olika och möter förändringar på olika sätt. Var extra uppmärksam på vad dina medarbetare behöver för att trivas i sin nya situation. Med anonyma enkäter kan du enkelt ta reda på hur dina medarbetare mår, vad de behöver och vad de förväntar sig av dig som arbetsgivare.  

4. Lägg fokus på arbetskulturen

Lägg extra krut på er sammanhållning och kultur. Arbetskulturen har med störst sannolikhet blivit mest lidande under pandemin. Det är därför viktigt att försöka återskapa en god sammanhållning i teamet. Kanske kan ni tillsammans planera någon företagsaktivitet eller AW? Kom ihåg att även små aktiviteter, som gemensamma fikapauser, bidrar till en positiv arbetskultur.   

5. Var transparent

Vet du inte riktigt hur det kommer att bli? Var ärlig med det! Om du är öppen och transparent med komplexiteten i situationen kommer du öka förtroendet för dig som arbetsgivare. Att visa sig ödmjuk är många gånger ett vinnande koncept.  

6. Testa och utvärdera!

När ni bestämt hur ni önskar att arbetet ska gå till på er arbetsplats vad gäller tid på kontoret och hemarbete, avgränsa beslutet till en testperiod och gör sen en utvärdering! Förändring görs bäst genom att testa och utvärdera. Det ger er handlingsfrihet att på ett smidigt sätt justera era riktlinjer så att ni når era mål och önskade resultat.

Lycka till med din reboarding!