När en medarbetare slutar: fem frågor inför nästa rekrytering
2026-10-28
När en medarbetare säger upp sig är det klokt att se över rollen innan ni börjar leta efter en ny kollega. Vilka arbetsuppgifter finns kvar, hur har arbetssätten förändrats och vilken kompetens behöver teamet framåt? Här är fem frågor att gå igenom inför nästa rekrytering.
Det är lätt att plocka fram den gamla jobbannonsen när en uppskattad kollega går vidare. Samma roll, samma krav, en ny person.
Men kanske har verksamheten förändrats sedan sist? Har AI eller andra verktyg förändrat hur ni jobbar? Finns det kompetens som teamet saknar i dag?
Innan ni börjar leta kan det vara värt att stanna upp och fundera på vad ni faktiskt behöver framåt.
1. Vad behöver den nya medarbetaren åstadkomma?
Börja med att definiera rollens viktigaste uppgifter och förväntade resultat. Den gamla jobbannonsen kan vara ett underlag, men den beskriver vad ni sökte då.
Prata med den som slutar, närmaste chef och kollegorna i teamet:
- Vilka arbetsuppgifter är viktigast för verksamheten?
- Vad tar mycket tid i dag?
- Har nya ansvarsområden tillkommit?
- Finns det något som inte längre behöver ingå i rollen?
Försök beskriva vad personen ska ha åstadkommit efter exempelvis sex månader. Det hjälper er att prioritera kompetens och erfarenhet när ni tar fram kravprofilen.
2. Hur påverkar AI och andra verktyg kompetensbehovet?
Nya verktyg kan minska tiden för vissa arbetsuppgifter och samtidigt öka behovet av analys, kvalitetskontroll och omdöme. Fundera därför på hur arbetet har förändrats sedan ni senast rekryterade.
Har ni börjat använda AI? Infört ett nytt affärssystem? Automatiserat delar av ett arbetsflöde? Vad behöver den nya medarbetaren kunna göra i den miljön?
Om AI exempelvis används för att ta fram utkast till kundsvar kan rollen behöva lägga mer fokus på att granska innehållet, hantera undantag och bemöta komplexa kundärenden. Då behöver kravprofilen spegla de uppgifterna.
Undvik allmänna krav som ”AI-kunnig”. Beskriv i stället vilka verktyg personen ska använda, vad hen behöver kunna bedöma och vilket ansvar som ingår. Skilj också på kunskap som krävs från start och sådant ni kan lära ut.
3. Vilken kompetens saknar teamet?
Se över hela teamets kompetens innan ni bestämmer vem ni ska rekrytera. Nästa medarbetare kan behöva komplettera kollegorna med andra erfarenheter än personen som slutar hade.
Kanske finns det någon internt som vill utvecklas och ta över ett ansvarsområde. Då kan nästa rekrytering möta ett annat behov. Eller så har teamet länge saknat kompetens som ni nu har möjlighet att få in.
Fånga även upp sådant som sällan står i en rollbeskrivning. Vem delar kunskap, håller ihop samarbeten eller har kontakt med viktiga personer i andra delar av verksamheten? Planera för hur även det arbetet ska tas vidare.
4. Vilka krav är nödvändiga i kravprofilen?
Prioritera de krav som behövs för att lyckas i rollen. En lång önskelista kan göra det svårare att bedöma kandidater och leda till att ni väljer bort relevanta personer.
När en uppskattad kollega slutar är det naturligt att vilja hitta någon med liknande bakgrund. Men skilj på personen ni kommer att sakna och kompetensen som arbetet kräver.
Dela gärna upp kraven i tre grupper:
- Nödvändigt från start: kunskap och erfarenhet som personen behöver för att klara arbetet.
- Möjligt att lära hos er: sådant ni kan ge introduktion och stöd i.
- Meriterande: erfarenheter som tillför värde men inte är avgörande.
Behövs en viss utbildning, erfarenhet från just er bransch eller kunskap om ert specifika system? Koppla varje krav till en arbetsuppgift eller ett förväntat resultat.
Läs vår guide till en kompetensbaserad kravprofil.
5. Behöver ni tillfällig förstärkning under rekryteringen?
Planera för både överlämningen och tiden tills en ny medarbetare är på plats. Tillfällig avlastning kan ge er utrymme att genomföra rekryteringen utan att hela arbetsbördan hamnar på teamet.
Gå igenom vad som behöver lämnas över, vilka uppgifter som måste hanteras direkt och vad som kan vänta.
En konsult kan stötta i det löpande arbetet. Om ni behöver en tillfällig chef eller senior specialist kan en interimslösning vara aktuell. Utgå från uppdragets innehåll, hur snabbt ni behöver hjälp och hur länge behovet väntas finnas.
Checklista innan ni rekryterar en ny medarbetare
Innan ni publicerar jobbannonsen, säkerställ att ni har:
- Definierat rollens viktigaste uppgifter och förväntade resultat.
- Bedömt hur AI, system och andra verktyg påverkar arbetet.
- Sett över teamets samlade kompetens och ansvarsfördelning.
- Prioriterat nödvändiga och meriterande krav.
- Planerat överlämning och eventuell tillfällig förstärkning.
Ni behöver inte förändra rollen bara för att någon slutar. Ibland fungerar den befintliga kravprofilen bra. Det viktiga är att den fortfarande speglar verksamhetens behov.
Behöver ni hjälp att definiera rollen eller hitta rätt person?
På The Place hjälper vi er gärna att reda ut kompetensbehovet och hitta ett upplägg som passar. Vi kan stötta med hela rekryteringen eller utvalda delar, som kravprofil, search, intervjuer och tester.
Boka kostnadsfri rådgivning med oss
Ett hållbart samarbete är nyckeln till träffsäkra och strategiska rekryteringar. För att möta ditt unika behov lägger vi därför stor vikt i att lära känna ditt företag och dina utmaningar.
Vi erbjuder alltid kostnadsfri rådgivning där du får möjlighet att ställa dina frågor förutsättningslöst och höra mer om hur vi på The Place kan hjälpa dig att rekrytera din nästa medarbetare.
