Rekrytera rätt inom kundservice

2023-09-15

Hur bygger du det perfekta kundserviceteamet som inte bara skapar nöjda kunder, utan även stärker varumärket och öppnar dörrar till nya affärsmöjligheter? Att rekrytera rätt medarbetare och forma ett samspelt kundtjänstteam kan vara en utmaning.

Så, vad är nyckeln till att skapa ett drömteam inom kundservice?

Amanda är rekryteringsspecialist och områdesansvarig för Customer Service på The Place. Hon har jobbat med rekrytering och kompetensfrågor i 9 år, och har därmed bred och varierande erfarenhet av att attrahera och rekrytera kundservicemedarbetare.

Ta del av hur Amanda jobbar för att hitta rätt kundservicemedarbetare till våra kunder:

Skapa relation med kunden

– Det viktigaste för mig är att jag och min kund har en bra relation. En profil som passar superbra in hos en kund kommer inte alls passa in hos en annan – oavsett om deras kravlista ser snarlik ut.

Såklart finns det erfarenheter som kandidaterna måste checka av, men ofta landar rekryteringsbeslutet i de personliga kompetenserna. Att det är en person med rätt inställning och drivkrafter för att förbli motiverad i sin roll är jätteviktigt inom kundservice.  

För att veta vilka profiler jag ska leta efter är det därför a och o att lära känna företaget och vilka som jobbar i teamet. Desto tidigare jag och mina kunder lär känna varandra, desto snabbare kan jag presentera träffsäkra kandidater när ett behov dyker upp.

Jobba proaktivt med nätverk

– Lika viktigt som det är att skapa en relation med min kund, är det att skapa relationer med de som söker jobb. Jag jobbar alltid proaktivt med mitt nätverk av kandidater och konsulter inom kundservice. För mig är det viktigt att veta vad de söker efter i en arbetsgivare och vad som motiverar dem i rollen som kundservicemedarbetare.  

När jag har skapat en relation med både kundföretaget och med kandidaterna i mitt nätverk, det är då jag kan skapa träffsäkra matchningar mellan dem.

Träffar jag nya jobbsökare som jag känner skulle passa in hos en utav mina kunder brukar jag presentera dem förutsättningslöst, trots att kunden kanske inte har rekryteringsbehov. Jag vet att behov inom kundservice kan dyka upp snabbt, och då är det bråttom att få in medarbetare. Det brukar därför vara uppskattat att ligga steget före.

Öppen dialog med kunden

– Jag säger gärna vad jag tycker och tänker, och rekryteringsbehovet är något jag gärna bollar tillsammans med mina kunder. För att kunna ge mina bästa tips och råd efter behovet behöver vi ha en öppen och tydlig kommunikation med varandra.  

Om det är något jag är osäker på ställer jag hellre en fråga för mycket än för lite. Det kanske gör mig lite jobbig i stunden, men jag vill hellre skapa en öppen dialog så tidigt som möjligt för att kunna jobba mer effektivt i min search.

Återkoppling till kandidaterna

– Det är ofta hård konkurrens på kandidatmarknaden och många gånger har de som söker jobb flera erbjudanden på bordet. Här gäller det för arbetsgivaren att ge ett bra intryck och bibehålla intresset för tjänsten. En av många viktiga delar för att lyckas med det är att ge kontinuerlig återkoppling och feedback till kandidaterna. Här måste jag och kunden jobba tillsammans för att ge kandidaterna den informationen de behöver för att fortsätta vara engagerade i processen.

Skapa ditt drömteam inom kundtjänst

Hur ska du tänka för att hitta rätt medarbetare till din kundserviceavdelning och skapa en stark sammanhållning i teamet? 

– Amanda tipsar!

1. Komplettera ditt team
   Ett bra samarbete är a och o inom kundservice. Om du ska anställa en ny medarbetare, leta då efter egenskaper som kompletterar och höjer teamet.
2. Lägg vikt i personliga egenskaper
   Erfarenheter är viktigt, men med rätt personliga kompetenser kommer man långt inom kundservice. Stirra dig inte blind på att kandidaten framför dig inte har alla meriter på din önskelista, satsa på att hitta profiler med rätt inställning och drivkrafter.
3. Leta efter lyhörda problemlösare
   Oavsett vad ni säljer för produkter eller tjänster är det viktigt att du hittar engagerade och lyhörda medarbetare som alltid gör det där lilla extra för kunden. Leta efter lyhörda personer med förmåga att sätta sig in i kundens behov, och som får en liten kick av att lösa problemet.
4. Teknisk kompetens
   Att medarbetare ska ha teknisk kompetens eller digital kunskap blir alltmer viktigt i kundservicerollen. Men det kan betyda väldigt olika för olika företag. Ska din medarbetare navigera i olika system och program? Eller behöver du medarbetare med teknisk förståelse för de produkter/tjänster ni säljer? Eller både och? Är du tydlig med behovet i kravprofilsarbetet kommer du lättare kunna ta fram anpassade urvalsfrågor och snabbare hitta din drömkandidat.
5. Satsa på en ordentlig onboarding
   Inom kundservice är det viktigt att dina medarbetare ska ha en förståelse för organisationen och för produkterna/tjänsterna som ni säljer. Se därför till att dina nya medarbetare får en bra start i sin nya roll genom en ordentlig introduktion.
6. Jobba aktivt med er arbetskultur
   Om du vill att ditt team ska göra det lilla extra för kunden – måste du göra det lilla extra för dina medarbetare. Vad man trivs i för arbetskultur är såklart personligt. Men det är alltid viktigt att jobba för att stärka sammanhållningen i teamet. Gör något kul ihop då och då, och fira era framgångar tillsammans.