Så tar du referenser: fullständig guide och tips på frågor att ställa

2023-02-23

Referenstagningen är det sista du gör innan du erbjuder din slutkandidat en anställning, och därför är det viktigt att det blir gjort på rätt sätt. I denna artikel ger vi dig en fullständig guide med våra bästa tips inför din referenstagning. Vi delar även med oss av tips på kompetensbaserade referensfrågor!

Har du stenkoll på vad referenstagning är men söker efter tips på kompetensbaserade referensfrågor? Då har vi ett helt frågebibliotek som du enkelt kan ta del av här nedan! 

Frågor om referenstagning som kommer att besvaras i artikeln:

• Varför ska man ta referenser?
• Hur tar man referenser?
• Hur lång tid tar en referenstagning?
• När ska man ta referenser?
• Vem passar som referensgivare?
• Vad ska man ställa för frågor vid en referenstagning?
• Vem passar som referensgivare vid en chefsrekrytering?
• Vad innebär en digital referenstagning?

Varför ska man ta referenser?

En referenstagning är vanligtvis rekryteringsprocessens sista pusselbit. Syftet och målet med en referenstagning är att bekräfta eller komplettera din bild av kandidaten. Antingen ställer du frågor som bekräftar din bild av kandidaten, eller så ställer du frågor som du inte hann med under anställningsintervjun för att komplettera din bild av kandidaten. Eller både och. Man skulle kunna säga att en referenstagning är en extra verifiering av din kandidat innan du erbjuder anställning. 

Hur tar man referenser?

Det är vanligt att ringa referensgivaren vid en referenstagning. Det går även bra att ställa dina frågor på mejl, eller ta hjälp av en digitalt tjänst för att göra en digital referenstagning. 

Vill du veta mer om digitala referenstagningar? Läs mer om vad det är och vad det innebär här!

Hur lång tid tar en referenstagning?

Hur lång tid en referenstagning tar varierar, men det tar ofta lite längre tid än vad många tror. Vi tycker därför att du ska lägga undan minst 30 minuter för ett referenssamtal.

Hur lång tid det tar kommer att bero på referensgivaren. Om det är en pratglad person är det bra om du ställer dina mest prioriterade frågor först. Det är även bra om du undviker samtalsämnen som inte är jobbrelaterade, och försöker att leda samtalet mot konkreta situationer och händelser som har med jobbet att göra. Tips på hur du gör det kommer lite längre ned.

När ska man ta referenser?

Vi rekommenderar att du tar referenser från din sista kandidat i processen. Eller på dina två slutkandidater om du inte kan välja mellan dem. ”Varför?” undrar du kanske. Jo;

1. Är man i flera rekryteringsprocesser (vilket din kandidat med stor sannolikhet är) och bara har en handfull referensgivare vill man såklart bara be dessa personen när det verkligen gäller. Därför vill många kandidater endast ge ut referenser om de befinner sig i processens slutskede.
2. En referenstagning är ett åtagande för både dig, kandidaten och referensgivaren. Att ta referenser från flera kandidater i processen kan bli mycket tidskrävande för alla parter och göra att rekryteringen blir utdragen. Det vill vi såklart undvika.

Vem passar som referensgivare?

Det behöver nödvändigtvis inte vara kandidatens tidiga eller nuvarande arbetsgivare som är referensgivare. Det kan lika gärna vara en avdelningschef eller en kollega.

Oavsett vem du pratar med är det viktigt att ställa frågor som säkerställer att personen är en lämplig referens för kandidaten.

Här är två exempel på inledande frågor som du kan ställa för att ta reda på om personen är en passande referens.

• Vilken yrkesmässig relation hade du och kandidaten?
• Hur länge arbetade du och kandidaten tillsammans?
• Umgås ni privat?

Vill du ha fler tips på inledande frågor? Här kan du enkelt och snabbt hämta hem ett helt frågebatteri för din referenstagning!

En liten, liten varning för falska referenser: I enstaka fall har vi stött på falska referenser, det vill säga att kandidaten har gett oss en referens som inte stämmer med angivelsen. Därför har vi som rutin att alltid kolla upp om den angivna referensen har faktiskt jobbat på det företag som kandidaten anger. Med väl förberedda frågor blir det också enklare att genomskåda en falsk referens.

Vad ska man ställa för frågor vid en referenstagning?

Referenstagningen ska vara baserad på tjänstens kravprofil, och i huvudsak fokusera på kandidatens arbetsprestationer. Med andra ord; referensfrågorna ska vara kompetensbaserade. Om du förbereder dig inför referenssamtalet med väl utvalda frågor utefter tjänstens kravprofil blir det mycket enklare för både dig och referensgivaren att prata om konkreta situationer och jobbsammanhang.

Det finns några områden som är bra att beta av under en referenstagning. Här nedan ger vi några exempel på passande referensfrågor inom respektive område:

Arbetsprestationer och färdigheter

• Hur skulle du beskriva kandidatens komepetens inom sitt område?
• Hur tycker du personen har utfört sina arbetsuppgifter?

Personlighet

• Kan du beskriva kandidatens främsta personliga egenskaper?
• Hur tar kandidaten till sig konstruktiv kritik?

Drivkrafter och utveckling

• Vad motiverar kandidaten?
• Vilka områden behöver kandidaten att utveckla enligt dig?

Samarbete och social förmåga

• Hur har samarbetet fungerat mellan kandidaten och kollegor?
• Vilken plats tar kandidaten i en grupp?

Övriga frågor

• Kan du rekommendera kandidaten för den aktuella tjänsten? Varför/varför inte?
• Finns det något som vi bör vara observanta på vid anställning? 

Vill du ha fler tips på frågor att ställa under en referenstagning? Såklart du vill. Här nedan kan du enkelt och snabbt hämta hem ett helt frågebatteri för din referenstagning!

Referenstagning vid chefsrekrytering

Ska du rekrytera en ny chef till företaget är kraven på rekryteringsprocessen högre. (Varför? Det kan du läsa mer om här). Det är därför extra viktigt att du verifierar din kandidat med en ordentlig referenstagning.

Vem passar som referensgivare vid en chefsrekrytering?

Vi rekommenderar att du alltid ringer två referensgivare vid en chefsrekrytering. Det kan vara bra att prata med en referens som har varit chef för din kandidat. Då kan du exempelvis stämma av vad hen behöver för stöttning, hur självständigt hen fattar beslut och arbetar. I princip samma frågor som för vilken position som helst.  

När du rekryterar för en chefsposition är det dock minst lika viktigt att prata med en referens som kandidaten själv har varit chef över. Då kan du skapa dig en komplett bild av hur personen upplevs/upplevdes som chef och hur andra uppfattar hens ledarskapsstil.

Här nedan kommer tre exempel på frågor som är bra att ställa vid en referenstagning för chefsrekrytering:

Referensfrågor att ställa vid en chefsrekrytering:

• Hur länge har kandidaten haft en chefsroll hos er?
• Hur skulle du beskriva kandidatens ledarstil?
• Vad skulle du säga är kandidatens främsta egenskaper som chef?

Vill du ha fler tips på referensfrågor som passar för en chefsrekrytering? Det hittar du här!

 

Vad innebär en digital referenstagning?

En metod som blir alltmer vanlig är digital referenstagning. Med en digital referenstagning sker all kontakt mellan kandidaten, referensgivaren och rekryteraren digitalt. Referensfrågorna skickas ut och samlas in digitalt och rekryteraren får sedan en rapport till sig när allt är klart. 

Utöver skillnaderna i utförandet har en digital referenstagning exakt samma syfte och mål som en referenstagning via telefon. 

Vill du veta mer om digitala referenstagningar har vi skrivit mer om det här. 

Lycka till med din referenstagning!